業務効率化の第一歩｜外注するべき業務と残すべき業務の整理

「毎日の業務で手一杯…でも、全部を自分たちだけで回すのは限界かも」

そんなふうに感じたことはありませんか？

自社のリソースだけでは限界を感じつつも、いきなり人を雇ったり、外注したりするには不安もつきものです。

この記事では、業務の自動化と外注（オンラインアシスタントなど）をどう組み合わせるかを見極めるための視点をご紹介します。

まずは、自社の業務を分類・整理することから始めてみませんか。

分類する前に｜「そもそもこの業務は必要か」を先に問う

業務を分類して手段を決める前に、確認しておきたいことがあります。
その業務、そもそも必要でしょうか。

自動化にも外注にも、コストがかかります。自動化には作る手間と、動き続けているかを見る手間。外注には費用と、依頼内容を伝える手間。やめてしまえば、そのどちらも要りません。

確認の仕方は簡単です。担当者に「これ、やめたら誰が困りますか？」と聞いてみてください。誰も困らない業務が、たいてい1つか2つ出てきます。

やめられないと分かってから、次の分類に進んでください。工数が小さく緊急でもない業務を自動化したり外注したりするのは、かけた手間がいちばん返ってこないパターンです。

業務を3つに分けて考える

まずは業務の種類を、以下のように分類します。

区分	特徴	最適な手段
ルーティンで明確な業務	手順が決まっていて繰り返しが多い	ツール活用・業務の自動化
一定の判断や対話が必要な業務	柔軟性は必要だが属人性は低い	オンラインアシスタント
専門性・戦略性が必要な業務	経営判断やノウハウが求められる	社内で担うまたは専門家への依頼

ルーティンで明確な業務

たとえば「勤怠データの集計」や「請求書の自動作成」など。

これらはルールが明確で、ツールを使えば自動化しやすい業務です。

一定の判断や対話が必要な業務

ルールはあっても状況に応じて柔軟な対応が求められるもの。

たとえば「問い合わせ対応」や「リサーチ業務」など。

オンラインアシスタントが力を発揮する領域です。

専門性・戦略性が必要な業務

業界知識やマネジメント視点が求められる仕事。

たとえば「事業戦略の立案」や「法務対応」など。

これらは社内で担うか、外注するとしても専門家やコンサルタントへの依頼が適しています。

具体的な業務を分類する

「業務を3つに分けて考える」では、業務のタイプ別に向いている手段を整理しました。
ここではさらに一歩進めて、実際の業務例をベースに「どう分けて、どう任せるか」を考えます。

業務内容	分類	対応手段
勤怠管理表の作成	ルーティン	ツール活用・自動化
取引先リストの更新	ルーティン	ツール活用・自動化
経理データの入力	ルーティン＋ルール処理	ツール活用・自動化
問い合わせメールの一次返信	判断・対話	オンラインアシスタントに依頼
競合・市場のリサーチ業務	判断・対話	オンラインアシスタントに依頼
改善施策の立案	専門性	内製または外部コンサル

「取引先リストの更新」や「経理データの入力」は、人に頼んだほうが早いと思われがちです。ただ、手順が固定されていて毎回同じことをする作業は、自動化に向いています。人に任せると作業量が増えたぶんだけ費用も増えますが、仕組みにしてしまえば件数が増えてもコストは変わりません。

業務を整理していくと、

「これはツールに任せられそう」
「ここは人の判断がいるからアシスタントにお願いしよう」など、

外注や効率化の方向性が見えてきます。

判断の順序｜この4ステップで決める

分類ができたら、次の順番で手を打ってください。順序を入れ替えると、かけた労力が返ってこないことがあります。

この4ステップの振り分けを、自社の業務に対して機械的に行うためのテンプレートを無料で配布しています。所要時間と発生頻度を入れると年間工数が自動計算され、4つの質問に答えるだけで「やめる候補」「自動化向き」「人に任せる向き」に自動で分類されます。

外注の前に決めておきたいこと

• 依頼したい業務とその目的
• 作業の手順や基準が明確か
• 使用するツールの共有方法
• 依頼の頻度・ボリュームの目安

外注をスムーズに進めるには、以下の点を事前に整理しておくと安心です。

依頼したい業務とその目的

「なんとなく忙しいから」ではなく、
何のために任せたいのか（作業の目的）を明確にしておきます。
目的によって、必要なスキルや成果物の基準も変わってきます。

作業の手順や基準が明確か

マニュアルや手順書があるとスムーズです。

外注先によっては口頭・動画・チャットなどで伝える方法でもOKです。

自社内でのルールや判断基準がある場合は、それも用意します。

使用するツールの共有方法

GoogleドライブやSlackなど、業務に必要なツールのアクセス方法や権限設定も事前に確認しておくと安心です。
セキュリティ面も含め、社内ルールがあれば先に整理します。

依頼の頻度・ボリュームの目安

「毎週〇件」「月に△時間くらい」など、

依頼の頻度や作業量をイメージしておくことで、最適な契約プランの判断がしやすくなります。

「残すべき業務」の考え方

外注化を進めるうえで、「任せない判断」も重要です。
以下のような業務は、社内で担う or 専門家に任せるのがベターです。

事業戦略の立案や経営判断

経営者のビジョンや意志決定が求められる領域は外注には不向きです。

従業員のマネジメントや評価

チームの雰囲気や信頼関係など、目に見えない情報が重要になるため。

売上分析・経営数値の解釈など、ノウハウが絡む業務

データの見方や判断基準に社内固有の感覚があるケースも。

法務・労務・税務などの専門業務（※判断・助言が必要な場合）

士業などの専門家への依頼を検討しましょう。

外注化は、「本来注力すべき業務に集中する」ための手段です。

その視点で何を社内に残し、何を手放すかを検討する必要があります。

まとめ

業務の効率化は、まず自社の業務を可視化することから。

そこから「ツールで効率化できるか」「外注で任せられるか」を判断すれば、無理なく業務を手放すことができます。

すべてを抱え込まず、頼れる部分はツールや人に任せる。

それが、ムリ・ムダのない働き方への第一歩です。

✅自動化のヒントはこちら：

✅ 外注を検討したい方はこちら：

✅ 実際に自動化の仕組みを作りたい方はこちら：