請求書作成はツール＋外注で効率化｜人手不足でもスマートに対応

請求書作成の業務、意外と時間がかかっていませんか？

毎月、取引先ごとに請求書を作成し、内容を確認して、PDF化・送信する……

そんな繰り返しの作業に、思った以上に時間や手間がかかってしまうこともありますよね。

そんな作業負担を大きく減らせるのが、クラウド型の請求書作成ツールです。

たとえば、freee や マネーフォワードといった会計ソフトを使えば、請求書の発行から送付・管理まで、まとめて効率化することができます。

この記事では、クラウドツールを使ってできる請求書業務の効率化と、外注と組み合わせる際のポイントをご紹介します。

クラウド会計ソフトで請求書作業を効率化

freee や マネーフォワードは、クラウド会計ソフトとして知られていますが、
請求書作成にも強みがあります。

たとえば、毎月同じクライアントに定額の請求をしている場合、

freeeやマネーフォワードを使えば、数クリックで請求書を発行してそのまま送信まで完了できます。

「請求書を作る・送る・管理する」という一連の流れを一つの画面で完結できるのが大きなメリットです。

基本操作さえわかれば社内運用もカンタン

クラウド会計ソフトは、「専門知識がないと難しそう…」と感じられるかもしれません。

ですが、freeeやマネーフォワードは直感的な操作ができるようになっており、

請求書作成や送付、入金管理なら基本の使い方を押さえれば誰でも扱うことができます。

• 定型の請求書を数クリックで作成
• 定期請求はスケジュール設定で自動生成
• 顧客情報や品目を登録しておけば入力の手間も不要
• 送信や入金管理までまとめて操作可能

ツールを自社で使いこなせるようになれば、
「毎回誰かに頼む」「属人化して引き継ぎが不安」といった課題も減り、社内で効率的な運用ができる体制を整えることができます。

会計ソフトだけでは解決しないケース

ここまでは「請求書を発行する作業」の話でした。ただ、請求業務で本当に時間がかかっているのは、その手前かもしれません。

「請求書を作る作業」は会計ソフトで効率化できます。しかし「請求書に載せる数字を作る作業」は残ります。

心当たりがある場合、会計ソフトを導入しても「入力する数字を用意する時間」は変わりません。ここが自動化の対象になります。

「数字を作る作業」を自動化する

散らばったデータの集約、独自ルールに沿った金額の計算、組み合わせパターンごとの単価算出。こうした処理は、手順さえ決まっていれば仕組みに置き換えられます。

会計ソフトとの違いは、導入した後のコストの伸び方です。仕組みにしてしまえば、請求件数が増えても作業時間は変わりません。外注の場合は、件数が増えたぶんだけ費用も増えていきます。

どこまでをソフトで、どこからを自動化するか

判断ポイント	会計ソフトで足りる	自動化を検討	外注を検討
請求金額の決まり方	定額・単純な計算	独自ルールがある	ー
請求前のデータ集計	不要	毎回手作業で発生	ー
請求件数	月に数件〜十数件	数十件以上	数十件以上で変動が多い

「外注を検討」の列については、次の章で詳しく見ていきます。

なお、自社の請求業務のどこに時間がかかっているのかがはっきりしない場合は、業務の棚卸しから始めるのが確実です。所要時間と発生頻度を入れると年間工数が自動計算され、その業務が自動化向きか人に任せる向きかまで判定できる無料テンプレートを配布しています。

効率化しても人手不足なら外注という選択肢も

ツールを使えば請求書作成の効率化は可能ですが、

それでも「作成の時間がとれない」「請求先が多くて対応しきれない」という状況もあるかもしれません。

そんなときには外注を活用することで負担を軽減できます。

自社で対応するか外注すべきかは、以下のような判断ポイントで使い分けるのがおすすめです。

判断ポイント	自社対応向き	外注向き
請求書の件数	月に数件～十数件	数十件以上で毎月発生
請求先が固定か	固定されている	変動が多い
発行タイミング	月末など決まっている	依頼ごとに都度発生

ツールの基本操作を知っておくと外注もスムーズ

請求書作成を外注する場合でも、ツールの基本的な操作や流れを知っておくことは大きなメリットになります。

たとえば、

• 「どの情報を、どのタイミングで共有すべきか」が明確になる
• アシスタントへの指示や依頼の内容が具体的に伝えやすくなる
• 作成された請求書の内容や形式をチェックしやすくなる

などのように、依頼の精度が上がり、やり取りのストレスも軽減されます。

特にfreeeやマネーフォワードのようなツールでは、
「どこに何を入力すればいいか」さえ把握していれば、アシスタントに伝える際もスムーズです。

まとめ

freee や マネーフォワードなどの会計ソフトを活用すれば、請求書作成を効率化できます。

一方で、「作成そのものの時間がとれない」「複数の請求先やタイミングの管理が大変」などの状況では、外注の活用も選択肢のひとつです。

また、外注する際はツールの基本を把握しているだけで安定した運用ができます。

• まずは自社でツールを試してみる
• 慣れてきたら必要な部分だけ外注する

ツールの活用と外注の組み合わせで、負担の少ない請求業務の体制づくりを目指してみませんか？

そして、会計ソフトでも外注でも埋まらない「数字を作る作業」が残っているなら、そこは自動化の出番です。手順が決まっている処理を仕組みに寄せておくと、請求件数が増えても作業時間は増えません。