請求書作成はツール＋外注で効率化｜人手不足でもスマートに対応

請求書作成の業務、意外と時間がかかっていませんか？

毎月、取引先ごとに請求書を作成し、内容を確認して、PDF化・送信する……

そんな繰り返しの作業に、思った以上に時間や手間がかかってしまうこともありますよね。

そんな作業負担を大きく減らせるのが、クラウド型の請求書作成ツールです。

たとえば、freee や マネーフォワードといった会計ソフトを使えば、請求書の発行から送付・管理まで、まとめて効率化することができます。

この記事では、クラウドツールを使ってできる請求書業務の効率化と、外注と組み合わせる際のポイントをご紹介します。

クラウド会計ソフトで請求書作業を効率化

freee や マネーフォワードは、クラウド会計ソフトとして知られていますが、
請求書作成にも強みがあります。

たとえば、毎月同じクライアントに定額の請求をしている場合、

freeeやマネーフォワードを使えば、数クリックで請求書を発行してそのまま送信まで完了できます。

「請求書を作る・送る・管理する」という一連の流れを一つの画面で完結できるのが大きなメリットです。

基本操作さえわかれば社内運用もカンタン

クラウド会計ソフトは、「専門知識がないと難しそう…」と感じられるかもしれません。

ですが、freeeやマネーフォワードは直感的な操作ができるようになっており、

請求書作成や送付、入金管理なら基本の使い方を押さえれば誰でも扱うことができます。

• 定型の請求書を数クリックで作成
• 定期請求はスケジュール設定で自動生成
• 顧客情報や品目を登録しておけば入力の手間も不要
• 送信や入金管理までまとめて操作可能

ツールを自社で使いこなせるようになれば、
「毎回誰かに頼む」「属人化して引き継ぎが不安」といった課題も減り、社内で効率的な運用ができる体制を整えることができます。

効率化しても人手不足なら外注という選択肢も

ツールを使えば請求書作成の効率化は可能ですが、

それでも「作成の時間がとれない」「請求先が多くて対応しきれない」という状況もあるかもしれません。

そんなときには外注を活用することで負担を軽減できます。

自社で対応するか外注すべきかは、以下のような判断ポイントで使い分けるのがおすすめです。

判断ポイント	自社対応向き	外注向き
請求書の件数	月に数件～十数件	数十件以上で毎月発生
請求先が固定か	固定されている	変動が多い
発行タイミング	月末など決まっている	依頼ごとに都度発生

ツールの基本操作を知っておくと外注もスムーズ

請求書作成を外注する場合でも、ツールの基本的な操作や流れを知っておくことは大きなメリットになります。

たとえば、

• 「どの情報を、どのタイミングで共有すべきか」が明確になる
• アシスタントへの指示や依頼の内容が具体的に伝えやすくなる
• 作成された請求書の内容や形式をチェックしやすくなる

などのように、依頼の精度が上がり、やり取りのストレスも軽減されます。

特にfreeeやマネーフォワードのようなツールでは、
「どこに何を入力すればいいか」さえ把握していれば、アシスタントに伝える際もスムーズです。

まとめ

freee や マネーフォワードなどの会計ソフトを活用すれば、請求書作成を効率化できます。

一方で、「作成そのものの時間がとれない」「複数の請求先やタイミングの管理が大変」などの状況では、外注の活用も選択肢のひとつです。

また、外注する際はツールの基本を把握しているだけで安定した運用ができます。

• まずは自社でツールを試してみる
• 慣れてきたら必要な部分だけ外注する

ツールの活用と外注の組み合わせで、負担の少ない請求業務の体制づくりを目指してみませんか？