Googleスプレッドシートでタイムスタンプの入力方法と活用例

2024年11月25日2024年11月27日

Googleスプレッドシートでの作業中に、「このデータがいつ入力されたのかを簡単に記録したい」「メール送信の記録を管理したい」「ファイル削除の履歴を管理したい」ということはありませんか？

タイムスタンプを使うことで、作業履歴を残し、進捗管理や操作の追跡がとても簡単になります。

そこで、本記事ではタイムスタンプの入力方法と活用例をご紹介します。

タイムスタンプの活用場面

データ入力の記録
承認フローの進捗管理
勤怠管理や出退勤の記録
エラーやトラブル発生時の対応

タイムスタンプを使うことで、作業の履歴を残し、業務の進み具合をより簡単に管理することができます。

データの入力や変更のタイミングを記録することで、業務の流れをわかりやすくし、適切な判断がしやすくなります。

データ入力の記録

入力データの正確な時刻を記録することで、いつ誰がどの情報を入力したかを簡単に追跡できます。

これにより、作業の進捗管理がスムーズに行えます。

承認フローの進捗管理

申請や承認のフローでは、各ステップの完了時にタイムスタンプを記録することで、全体の流れがどこまで進んでいるのかを把握しやすくなります。

勤怠管理や出退勤の記録

社員の出勤・退勤時間を正確に記録するために、タイムスタンプを使って簡単に管理ができます。

エラーやトラブル発生時の対応

エラーが発生した際にタイムスタンプで記録を残すことで、問題解決の際に役立ちます。

タイムスタンプを挿入する3つの方法

方法①：手動でタイムスタンプを挿入する方法

ショートカットキー
Ctrl + Shift + ;

ショートカットキーを使う方法は、特定のタイミングで手動でタイムスタンプを記録したい場合に便利です。

（出退勤の記録など）

方法②③：自動でタイムスタンプを追加する方法 (GASの活用)

方法②：セルが編集されるたびに自動入力

自動入力する方法としてはGoogle Apps Script（GAS）を活用します。

onEditトリガーを使用して、セルが編集されると自動的にタイムスタンプを追加することができます。

例えば、B列に入力があるとC列にタイムスタンプを記録するスクリプトは以下の通りです。

function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  const range = e.range;
  if (range.getColumn() === 2) { // B列が編集された場合
    const timestampCell = sheet.getRange(range.getRow(), 3); // C列にタイムスタンプ
    timestampCell.setValue(new Date());
  }
}

スクリプトの説明

onEdit(e) 関数:

この関数は onEdit トリガーにより、シート上でセルが編集された際に自動的に呼び出されます。

e.source.getActiveSheet():

編集が行われたシートを取得します。

e.range:

編集されたセルの範囲（行や列）を取得します。

if (range.getColumn() === 2):

B列が編集された場合のみ次の処理を行います。編集されたセルがB列であることを確認しています。

timestampCell.setValue(new Date()):

タイムスタンプとして、現在の日時をC列に記録します。

スクリプトの実行方法

onEdit は自動的に実行されるトリガーのため、スクリプト保存後は手動でGASを実行する必要はありません。

STEP

GASエディタを開く

Googleスプレッドシートを開き、メニューの「拡張機能」から「Apps Script」をクリックしてGASエディタを開きます。

STEP

GASスクリプトの作成

function myFunction(){

}

が最初から入っているため、消去して先ほどのスクリプトを貼り付けます。

STEP

スクリプトを保存

スクリプトを書いたら、名前を付けて保存します。

（例：「タイムスタンプ（セル編集時）」）

STEP

スプレッドシートにデータ入力・タイムスタンプ追加

スプレッドシートに戻ると、B列が編集されるたびに自動でC列にタイムスタンプが挿入されます。

編集と同時に自動的に記録されるため、作業の抜け漏れを防ぐことができます。

方法③：GAS実行時にタイムスタンプを挿入

特定の範囲に対してGASを実行し、タイムスタンプを挿入することも可能です。

例えば、A列にデータを入力後、GASを実行するとB列にタイムスタンプを挿入できます。

function addTimestamp() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Sheet1');
  const range = sheet.getRange('A2:A10'); // A2からA10の範囲
  const values = range.getValues();
  for (let i = 0; i < values.length; i++) {
    if (values[i][0] !== '') {
      sheet.getRange(i + 2, 2).setValue(new Date()); // B列にタイムスタンプを挿入
    }
  }
}