スプレッドシートの承認機能の使い方｜Google Workspaceでできること

業務で使うスプレッドシート、確認や承認がメールや口頭で行われていませんか？

Google Workspace の「承認機能」を使えば、こうしたやり取りを効率化できます。

ファイルごとに承認依頼を送り、確認が完了したかどうかをスプレッドシート上で見える化できるため、チーム内の認識のズレや確認漏れを防ぐことが可能です。

この記事では、Google スプレッドシートに追加された承認機能の使い方についてご紹介します。

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Googleスプレッドシートの承認機能とは？

スプレッドシートの承認機能は、Google Workspace のユーザーが利用できる機能です。

スプレッドシート全体に対して編集内容の確認や承認をリクエストできる仕組みです。

承認された内容には「承認済み」の表示がつき、関係者の確認状況を共有するのに役立ちます。

外部のツールを使わず、スプレッドシート内だけで承認のやり取りが完結できるため、シンプルかつスピーディーに確認作業を進められます。

承認機能はどんな場面で役立つ？

承認機能は、たとえば次のような場面で効果を発揮します。

• 営業日報などの上長確認
• 見積書・請求書などのレビュー依頼
• プロジェクト進捗表の承認フロー
• データ更新に対する確認依頼
• 消耗品購入の承認依頼

ちょっとした確認をメールやチャットでやりとりする代わりに、スプレッドシート内で完結させることができます。

承認機能の使い方

STEP

「承認」を開く

スプレッドシート上部の「ファイル」メニューから「承認」を開きます。

STEP

承認者を追加

画面右側に表示される「リクエストを送信」をクリックします。

その後、承認を依頼したい相手（Google アカウント）を追加します。複数名の指定も可能です。

STEP

必要に応じてメッセージや期限を入力

依頼内容の補足説明や、承認期限を追加することもできます。

STEP

リクエストを送信

「リクエストを送信」ボタンをクリックすると、対象者に承認依頼が送られます。

送信前に、次の2つのオプションを設定することもできます。

承認者にこのファイルの編集を許可する

チェックを入れると、承認者がファイル内の内容を直接編集できるようになります。

内容を修正・調整してもらいたい場合に便利です。

承認リクエストを送信する前にファイルをロックする

チェックを入れると、承認リクエスト送信後に他のユーザーが編集できなくなります。

申請内容を固定して承認してもらいたい場合に適しています。

用途に応じて、必要なオプションにチェックを付けてから「リクエストを送信」します。

リクエスト送信後のスプレッドシート表示

リクエスト送信後は、スプレッドシートに「承認待ち」と表示されます。

ファイルをロックにチェックを入れた場合、「ロック中」となり、編集ができなくなります。

なお、承認を依頼した編集者はいつでもロックを解除できます。

ロックの解除は承認プロセスに影響しません。

STEP

承認されると通知が届く

承認者が「承認」ボタンをクリックすると、ファイルは「承認済み」として記録され、通知が送られます。

注意事項

• 承認はファイル単位で行われます。
  （セルや範囲に限定した承認ではなく）
• 承認依頼中は同時編集に注意
  → 他ユーザーが並行して大幅な編集を行っていると、意図しない内容で承認されるリスクがあるため、承認依頼中は内容のロックや事前共有が望ましいです。

まとめ

Google スプレッドシートの承認機能を使えば、ファイルの編集に対する確認・承認をスムーズに行えます。

簡易的ながらも明確な承認フローを取り入れることで、チーム内での確認作業を効率化できます。

承認作業を効率化した時にご活用ください。