大変な見積書・請求書作成の業務効率化！スプレッドシート vs 会計ソフト

見積書や請求書を作成するたびに、時間がかかって面倒だと感じることはありませんか？

毎回の入力作業でミスが起きないか、心配になることもあるかもしれません。

さらに、日々の業務に追われながらだと効率化のアイデアを考えるのも大変です。

そんなとき、どのツールを使うべきか迷うことはありませんか？

この記事では、見積書や請求書の作成を効率化するのに役立つ「スプレッドシート」と「会計ソフト」の特徴を比較し、それぞれのメリットとデメリットをご紹介します。

業務効率化の一助になれば幸いです。

スプレッドシートと会計ソフトどちらを選ぶべきか？

コストを抑えたい場合はスプレッドシート、見積書・請求書発行が多い場合は会計ソフトが最適です。

Googleスプレッドシートでの見積書・請求書作成

Googleスプレッドシートは、低コストで手軽に始められる点が魅力です。

特に、見積書や請求書の発行件数が少なく、柔軟にカスタマイズしたい場合に適しています。

以下にGoogleスプレッドシートでの見積書・請求書作成におけるメリット・デメリットをご紹介します。

スプレッドシートのメリット

コストがかからない

Googleアカウントさえあれば無料で利用でき、会計ソフトのような月額料金が不要です。

テンプレートの利用とカスタマイズ

ネット上で公開されている豊富なテンプレートをダウンロードしてすぐに使えるため、ゼロから作成する手間が省けます。

「見積書 テンプレート スプレッドシート」と検索すれば多数見つかります。

また、スプレッドシートは自由にカスタマイズできるため、自社のニーズに合わせたフォーマットやレイアウトを作成できます。

クラウド機能

Googleスプレッドシートはクラウドベースで、リアルタイムの共有・編集が可能です。

作成した見積書や請求書はGoogleドライブに自動保存され、いつでもどこでもアクセスできます。

バックアップや保存場所を気にする必要がありません。

自動化の活用

Googleスプレッドシートでは、スクリプト（GAS）を使って見積書や請求書の番号生成や日付の自動入力が可能です。

これにより、書類作成が効率化されスピードアップします。

スプレッドシートのデメリット

カスタマイズや数式の設定に手間がかかる

見積書や請求書を作成する際、独自のフォーマットにして自動計算を行うには、カスタマイズや数式の設定が必要です。

これに時間と労力がかかり、特にスクリプトの利用には専門的な知識が求められます。

税率変更等の対応は自分で行う必要がある

消費税率などが変更された際、手動で計算式の修正やフォーマットの更新が必要です。

これによりミスのリスクが高まり、対応の手間もかかります。

会計ソフトでの見積書・請求書作成

会計ソフトは、定期的に多くの見積書や請求書を発行する場合に強力なツールとなります。

以下に会計ソフトでの見積書・請求書作成におけるメリット・デメリットをご紹介します。

会計ソフトのメリット

時間の節約

会計ソフトには、見積書や請求書のテンプレートが既に用意されており、顧客情報や商品情報を一度入力しておけば、数クリックで書類を作成できます。

自動化機能

税金や割引の計算が自動で行われるだけでなく、定期的な請求書発行や会計帳簿への自動反映も可能です。これにより、手作業の負担が減り、業務全体が効率化されます。

一元管理

すべての見積書や請求書が自動的に保存され、履歴を一元管理できるため、後から確認や修正が必要な場合にも便利です。

会計ソフトのデメリット

初期設定が面倒

会計ソフトを導入する際、最初に顧客情報や商品情報を設定する必要があります。
慣れていない場合は時間がかかることがあります。

コストがかかる

会計ソフトは基本的に有料で、月額料金や年間契約が必要です。
小規模なビジネスでは、このコストが負担になることもあります。

会計ソフトの導入とIT導入補助金の活用

会計ソフトの導入にあたってはコストの負担が気になるかもしれません。

ですが、こうした費用を軽減するために「IT導入補助金」を活用することが可能です。

IT導入補助金とは？

IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際に、国からの補助を受けられる制度です。

この補助金を活用することで、会計ソフトの導入費用や関連する初期費用の一部を補助してもらうことができます。

IT導入補助金2024ホームページ

活用方法

IT導入補助金を申請することで、会計ソフトウェアの購入費用や導入支援サービスの費用を補助してもらえます。

申請には一定の条件がありますが、要件を満たせば費用負担を軽減できます。

補助金の対象となるソフトウェア

IT導入補助金の対象となる会計ソフトは、補助金制度の公式ウェブサイトに掲載されている「ITツール検索」の中に含まれている必要があります。

マネーフォワードや会計フリーなどの主要な会計ソフトはこのリストに含まれています。

まとめ

スプレッドシートはコストを抑えながら柔軟にカスタマイズしたい場合や、比較的シンプルな業務に適しています。

一方、会計ソフトは自動化や一元管理による業務効率化を重視し、定期的に多くの見積書や請求書を発行する場合に最適です。

さらに、会計ソフトの導入にはIT導入補助金を活用することで、費用の負担を軽減することができます。

弊社はIT導入支援事業者として、会計ソフトの導入からIT導入補助金の申請まで一貫してサポートしております。お客様のビジネスに最適なソリューションをご提案いたします。

業務の効率化を図るために、ぜひご自身のビジネスに合ったツールを選び、ご活用ください。