業務を人に任せるための業務手順書の作り方｜Googleドキュメントでラクに作るコツ
一人ですべての業務を抱えている方
仕事を誰かに任せる時、つい「口頭で伝えた方が早いし、簡単だ」と思うことありませんか？
忙しいとなおさらその場でサッと説明してすぐに任せたくなりますよね。
ですが、口頭だけの説明では伝えるべきことが漏れたり、内容が正しく伝わらず何度も同じ説明を繰り返す羽目になることもあり得ます。
業務手順書を作成しておけばそういった問題を避け、作業のばらつきも抑えられます。
作成には一時的な手間がかかりますが、今はAIを活用することで効率的な作成が可能です。
業務手順書の作成ツールは多々ありますが、おすすめはGoogleドキュメントです。
この記事では、Googleドキュメントを使った業務手順書の作成方法と作成例をご紹介します。
Googleドキュメントを使った効率的な業務手順書の作り方が分かります。
業務手順書の作成にはGoogleドキュメントが便利
AIアシスタントのGenimiを使えば手順書の案を自動作成してくれるため
業務手順書を作成するのにどのツールを使ってもいいのですが、Googleドキュメントの場合にはAI活用を含めて以下のようなメリットがあるため便利です。
- どこからでも編集・共有できる
- ファイルを自動保存
- Googleドライブ上にあるためファイルを探しやすい
- 画像を貼り付けやすい
- AIアシスタントのGeminiが業務手順書の下書きを自動作成
- どこからでも編集・共有できる
-
Googleドキュメントはインターネット環境があればパソコン・スマホ・タブレット問わず、いつでもどこからでも編集や確認ができます。
共有もカンタンにできます。
- ファイルを自動保存
-
作業内容は自動で保存されるため、「保存し忘れてデータが消える」といった心配がなくなります。
思いついたタイミングでどんどん書き進められ、安心して作業することが可能です。
- Googleドライブ上にあるためファイルを探しやすい
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作成した手順書はGoogleドライブ上で管理できるため、「どこに保存したかわからなくなる」ということがなく、すぐに必要なファイルを探し出せます。
- 画像を貼り付けやすい
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操作手順などを説明したい場合、スクリーンショットなどの画像も簡単に挿入できます。
画像を入れた説明にすることで、より分かりやすい手順書が作れます。
- AIアシスタントのGeminiが業務手順書の下書きを自動作成
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AIアシスタントのGeminiを活用すれば、「～の手順書を作りたい」といった指示で、基本的な流れを自動作成してくれます。
一から書き出す負担がなくなるので、編集や加筆に集中できるのも大きなメリットです。
特にGeminiを使った基本的な下書きの自動作成をしてもらうことで、手順書を一から考える必要がなくなるため、効率的に作成することができます。
業務手順書に入れる内容
手順書を作るときは、作業の流れと合わせて以下の項目を書き出せば一旦は大丈夫です。
最初から完ぺきな手順書を目指すと手が止まってしまうこともあるため、まずは作業の流れだけでも書き出してみて、あとから他の項目を追加していく形でも問題ありません。
- 業務の目的（例：何のための作業か）
- 作業の流れ（手順）（時系列や箇条書きで）
- 注意点・コツ（失敗しやすいポイントや要注意事項）
- 使用するツール・資料、保存場所（ログイン先やファイル保存場所など）
- 完了の判断基準・チェックリスト（終わったかどうかの確認ポイント）
手順書作成の基本的なステップ
まずはご自身が行っている業務を洗い出し、その中から任せる業務を決めます。
（毎日・毎週繰り返しているルーチンワークなど）
普段自分がやっている通りの手順を思い出しながら、箇条書きで項目を書き出します。
書き出した項目に対して、詳細な手順を書きます。
画像があった方が分かりやすい業務は実際の操作画面などを付けると、初めて手順書を見る人にも内容が伝わりやすくなります。
作成した手順書を実際に読んでみたりして、流れが適切か確認します。
最初から完ぺきを目指す必要はないので、一旦作成してみて、分かりづらいところがあれば修正を加えます。
手書き、手入力で作成する場合のステップは上記のとおりですが、Geminiを使うことでステップを短縮できます。
Googleドキュメント＆Geminiを使った作成例
GoogleドキュメントとAIアシスタントのGeminiを使って業務手順書を作るステップをご紹介します。
例として、「マネーフォワードにおける請求書発行の手順書」を作成してみます。
「ドキュメントを作成」をクリックするとGeminiに作成を依頼できます。
プロンプト（AIへの指示）入力欄に、手順書を作成してもらうよう依頼します。
入力例
マネーフォワードの請求書発行手順書について、以下を踏まえて作成してください。
・業務の目的
・作業の流れ
・注意点・コツ
・使用するツールのログイン先
・完了の判断基準・チェックリスト
プロンプト入力後、「作成」ボタンをクリックするとGeminiが手順書を自動作成してくれます。
自動作成された手順書に対して、必要に応じてスクリーンショットなどの画像や、補足説明を追加するとより分かりやすい手順書になります。
最後に、「この通りにできるか」「分かりづらいところがないか」をチェック後、調整したら完成です。
すべて手入力だと時間のかかる手順書作成も、AIを活用することで数分で下書きが完了します。
あとは、必要に応じて画像や説明を加えて微調整すれば手順書の完成です。
手間と時間を大幅に省きつつ、仕事を任せる準備を整えることができます。
注意点として、AIを使うことでとても効率的な作成ができますが、内容が合っているかどうかをチェックする必要があります。
まとめ
業務手順書を作成することで、仕事を任せるのもスムーズに進められるようになります。
これまでは手順書の作成にかかっていた手間も、今はAIを活用することで効率的な作成が可能です。
誰かに安心して仕事を任せられる仕組みができれば、ご自身の時間をより重要な業務に充てられるようになります。
なお、GoogleドキュメントでGeminiを使うにはGoogle Workspaceの契約がありますが、初年度10％引きになる割引コードがあります。（個人アカウントの場合はGoogle OneでGeminiを利用できますが、割引コードはなし）
詳しくは以下の記事でご案内していますので、これから始める方はぜひご活用ください。
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