会計ソフトなら請求書・領収書の発行がカンタン｜一連の書類作成を効率化

前回の記事では、請求書の押印作業を会計ソフトで自動化する方法をご紹介しました。

会計ソフトで請求書などを発行する場合、押印の自動化以外にも便利な機能があります。

たとえば、納品書から請求書、請求書から領収書の作成といった一連の書類発行も、ボタンクリックでできるため簡単ですす。

スプレッドシートや紙で管理している場合は、納品書・請求書・領収書ごとに別々のファイルを作成したり、入力や転記、ファイル管理に手間がかかることもありますが、会計ソフトならこうした手間をまとめて解消できます。

今回は、会計ソフトを使って納品書から請求書、領収書までをスムーズに連携して発行できる方法をご紹介します。

会計ソフトなら請求書などの発行がボタンクリックで

• 納品書 → 請求書など、情報を引き継いで他の書類への変換がボタンクリックでできる
• 何度も同じ内容を入力したり、データをコピーする手間がない
• 作成した書類はクラウド上で管理され、確認・修正・再発行も簡単

会計ソフトを使うと、納品書・請求書・領収書などをひとつのシステム上でまとめて作成・管理できます。

作成時に便利なのが、ボタンクリックで書類を変換する機能。

一度取引先や金額などの情報を入力すれば、そのデータをそのまま次の書類に引き継げるので、同じ内容を入力したり、転記しなくてすみます。（納品書から請求書、請求書から領収書など）

たとえば会計ソフトのマネーフォワード クラウド請求書 の場合、以下の書類変換がボタンクリックでできます。

書類の変換対応一覧

変換元	対応可能な変換先
見積書	・納品書　　 ・請求書　　 ・発注書 ※1 ・検収書 ※1
納品書	・請求書　　 ・検収書 ※1
請求書	・領収書　　 ・納品書　　 ・毎月自動作成のひな形 ※2
領収書 ※3	―

※1：押印欄付きも対応
※2：毎月の定期的な請求書の自動作成が可能
※3：領収書から他の書類へは変換できません

発行した書類はクラウド上で一元管理されるため、

• 過去の書類もすぐに検索できる
• 修正や再発行も簡単
• ファイルや書類がバラバラにならない

といったメリットもあります。

また、書類の発行からメール送信まで完了できるので、業務全体の流れがスムーズです。

納品書から請求書までの発行の流れの例

参考として、「マネーフォワード クラウド請求書」で納品書の作成から請求書に変換するステップをご紹介します。

会計ソフトに切り替えることで解決できること

スプレッドシートや紙での請求書作成から会計ソフトに切り替えることで、以下のような面倒な点を解消できます。

• 毎回新しいファイルや書類を作成する手間がかかる
• 取引先名や金額など、同じ情報を何度も入力・コピペしなければならない
• 納品書の内容を請求書や領収書に転記する際にミスが生じやすい
• ファイルや書類がバラバラになり、あとから探すのが大変
• 書類ごとに更新漏れが発生したり、どれが最新かわからなくなる

毎月複数の書類を発行している方は、一つの書類を作成した後、ボタンひとつで他の書類へ簡単に変換でき、作業がスムーズになります。

同じ内容を何度も入力・コピペするのが面倒な方は、一度入力した情報をそのまま次の書類に引き継げるので、入力や転記の手間もミスも減らせます。

外出先やテレワーク中でも書類を発行・管理したい方は、クラウド型会計ソフトなら、どこからでもアクセスできて柔軟に対応できます。

まとめ

納品書・請求書・領収書などの書類をスプレッドシートや紙で管理していると入力や転記、ファイル管理の手間が増えることがあります。

会計ソフトを活用すれば、一度入力した情報をもとに見積書から領収書の発行までスムーズに連携できるため、何度も同じ作業を繰り返す必要がなくなります。

また、作成したデータもクラウド上で一元化されるので、書類ごとにバラバラに管理するといったことがなくなり、あとから検索・修正・再発行も簡単です。

これまで行ってきたスプレッドシートや紙での管理も、ツールを変えるだけで手間やミスを減らすことができます。

毎回の請求書発行が負担に感じている場合は、会計ソフトでの発行に切り替えてみるのがおすすめです。

▶ マネーフォワード クラウド請求書

なお、マネーフォワードをはじめとしたクラウド型の会計ソフトはIT導入補助金の対象にもなっています。

他のツールと組み合わせて業務全体を効率化したい場合も、補助金を活用すればコストを抑えて導入することができます。

▶ IT導入補助金 ポータルサイト

(‘申請期限があること、ツール導入前に申請が必要なこと、補助金の入金までに6か月ほどかかる場合があることにはご注意ください。）