タスク管理が苦手な方へ：四象限マトリクスで業務の重要度と緊急度を確認しよう（アイゼンハワーマトリクス）

2024年8月28日2024年11月22日

この記事をおすすめの方

タスク管理が苦手な方

仕事に追われている方

日々の業務でタスクが多すぎて、何から手をつけるべきか分からないと感じたことはありませんか？

タスクが山積みになると、どれが優先か判断するのが難しくなり、結果として効率が落ちることがあります。

そんなときに役立つのが「四象限マトリクス（アイゼンハワーマトリクス）」です。

この方法を使うことでタスクの重要度と緊急度を整理し、優先すべきタスクに集中することができます。

四象限マトリクスとは？

タスクの優先順位を明確にするツール

四象限マトリクス（アイゼンハワーマトリクス）は、タスクを「重要度」と「緊急度」に基づいて4つの象限に分類する方法です。

このマトリクスを使うと、タスクの優先順位が明確になり、効果的に業務を進めることができます。

第1象限: 緊急かつ重要なタスク

今すぐ取り組むべきタスクです。
例えば、納期が迫っているプロジェクトや、重要な会議の準備などが該当します。
これを最優先で処理することが、業務の円滑な進行に欠かせません。

第2象限: 緊急ではないが重要なタスク

計画的に進めるべきタスクです。

これには、スキルアップのための学習や、将来的に成果を生むプロジェクトの準備が含まれます。

これらを定期的に進めることで、長期的な成功を築くことができます。

第3象限: 緊急だが重要ではないタスク

できるだけ他人に任せるべきタスクです。

たとえば、頻繁なメール対応や、短期的な依頼業務などが該当します。

他の人に任せられる部分は委任し、自分はもっと重要なタスクに集中しましょう。

第4象限: 緊急でも重要でもないタスク

削減または排除すべきタスクです。

無駄な会議やSNSのチェックなど、時間を浪費する活動がここに該当します。

これらのタスクを削減することで、より重要な業務に時間を使うことができます。

四象限マトリクスのメリット

主なメリットは以下の通りです。

視覚的に整理できる
タスクが視覚的に整理されるため、全体像を把握しやすく、何に取り組むべきかが一目で分かります。
これにより、無駄なタスクに時間を費やすことがなくなり、本当に重要なことに集中できます。

ストレス軽減
優先順位が明確になることで、焦りやストレスが軽減され、業務に集中しやすくなります。
どのタスクを先にやるべきか迷わずに済むため、精神的な負担も軽減されます。

時間の有効活用
緊急度に惑わされず、本当に重要なタスクに集中できるため、時間をより有効に使えます。
長期的な目標達成に向けて着実に進むことができます。

四象限マトリクスのデメリット

四象限マトリクスはタスク管理に有効なツールですが、いくつかのデメリットや限界も存在します。

以下が主なデメリットです。

緊急ではないが重要なタスクが後回しになりやすい
第2象限（緊急ではないが重要なタスク）は、長期的に見て重要なタスクが含まれますが、緊急性が低いため後回しにされやすいです。
結果として重要なタスクが未完了のままになり、長期的な成果に悪影響を与えることがあります。

緊急度が変化する場合に対応しにくい
業務の進行状況や外部環境の変化により、タスクの緊急度や重要度が変わることがあります。
その際、四象限マトリクスを見直す必要があり、手間がかかることがあります。

全体の進捗が見えにくい
四象限マトリクスは個々のタスクの優先順位を決めるのには有効ですが、プロジェクト全体の進捗状況やタスクの関連性を把握するのには不向きです。
プロジェクトの進捗管理には、他のツールや方法が必要です。

四象限マトリクスを使ったタスク整理の方法

STEP

すべてのタスクを書き出す

まずは、現在抱えているタスクをすべてリストアップします。

大きなプロジェクトから小さな仕事まで、漏れなく書き出すことがポイントです。

これにより、どのタスクに取り組むべきかの全体像が見えてきます。

STEP

タスクを四象限に振り分ける

リストアップしたタスクを、それぞれの重要度と緊急度にもとづいて四象限に振り分けます。

この段階で、どのタスクが優先されるべきかが明確になります。

緊急かつ重要なタスクから順に取り組むことで、効率的な業務遂行が可能です。

STEP

優先順位に基づいてタスクを実行

第1象限のタスクから取り組みます。

第2象限のタスクは計画を立てて進め、第3象限のタスクは可能であれば他人に任せます。

第4象限のタスクは思い切って削減するか、無視しても問題ありません。

四象限マトリクスのツール紹介

手書きでの実施
シンプルに紙とペンでマトリクスを作成する方法もあります。
特にデジタルツールに頼りたくない場合や、思考を整理するために手書きが効果的な方にはおすすめです。

デジタルツールの活用
デジタルツールを使えば、より簡単にマトリクスを作成し、管理することができます。

例

Googleスプレッドシート:
シンプルな表を使って四象限マトリクスを作成し、タスクを視覚的に整理するのに適しています。
Microsoft OneNote:
ページ上に自由に四象限マトリクスを作成できるツールです。
テキストや図形を使ってタスクを視覚的に整理し、優先順位を簡単に調整できます。
また、ドラッグ＆ドロップでタスクを移動させることで、リアルタイムにタスクの管理が可能です。