アナログ業務をデジタル化｜請求書の押印を会計ソフトでカンタンに

請求書や領収書を作成するたびに、手作業で毎回印鑑を押すのは思った以上に手間かかりませんか？

エクセルや紙で書類を作成し、印刷してから一枚ずつ印鑑を押すというような繰り返しの作業が続くと、時間も気力も使ってしまいます。

さらに、

• うっかり印鑑を押し忘れてしまった
• 印影がずれてしまった
• かすれて見えなくなった

…といったちょっとしたミスで余計な手間が増えてしまうこともあるかもしれません。

今回は、こうした請求書や領収書の発行をもっと効率よく進めるための方法として、会計ソフトで電子印鑑を活用し、押印を自動化する方法をご紹介します。

会計ソフトを使って押印作業を自動化するメリット

• 請求書や領収書を発行するたびに自動で印影が挿入される
• 押し忘れ・ズレ・かすれの心配がなくなる
• 外出先や自宅PCからでも発行・送信ができる
• ペーパーレス＆業務効率化が進む

会計ソフトで押印作業を自動化することで以下のようなメリットがあります。

請求書や領収書を発行するたびに自動で印影が挿入される

印鑑の画像データを一度登録しておけば、毎回の請求書や領収書の発行時に自動的に印影が入ります。

その都度印刷して一つ一つ押印する必要がなくなるので作業がスムーズになります。

押し忘れ・ズレ・かすれの心配がなくなる

手作業で押印する場合にありがちな「押し忘れ」「位置のズレ」「印影のかすれ」などのミスがなくなります。
どの書類にも綺麗な印影が毎回同じ位置に表示されるので、書類の見た目も統一されます。

外出先や自宅PCからでも発行・送信ができる

クラウド型の会計ソフトなら、会社のPCだけでなく自宅や外出先からでも書類を作成できます。

印鑑も自動で挿入されるため、出社しなくてもすぐに請求書や領収書を発行・送信でき、リモートワークの時に　も便利です。

ペーパーレス＆業務効率化が進む

電子データでのやりとりが中心になるので、紙の書類や印刷、郵送の手間が減ります。
そのため、管理コストや保管スペースの削減もできます。

会計ソフトへの印影データ登録は意外とカンタン

会計ソフトへの印影データの登録もそれほど難しいものではなく、印影の画像データさえあれば数分で終わります。

一度設定した後は、請求書などの作成時に自動で印影データが表示されるので手間がかかりません。

例として、マネーフォワードにおける印鑑画像の登録ステップをご紹介します。

マネーフォワードにおける印影データ登録例

STEP

印鑑画像を用意

まずは、印鑑の画像データ（PNGやJPEG形式がおすすめ）を用意します。

印影のデータ化はCanvaなどを使ってカンタンに作成できます。

あわせて読みたい

印影をデータ化して業務を効率化！Canvaを使った電子印鑑の作成方法 この記事をおすすめの方 紙でのやりとりをなくしたい方 書類のやり取りのたびに、印鑑を押して紙を扱うのに面倒だと思ったことありませんか？ 印鑑を押すこと自体も手間…

STEP

マネーフォワード クラウド請求書にログイン

マネーフォワード クラウド請求書 にログインします。

STEP

帳票設定を選択

画面右上にある「帳票設定」をクリックします。

STEP

「一般」＞「印影」から「画像を選択」

左側の帳票設定の項目から「一般」を選択します。

一般の中にある「印影」から「画像を選択」をクリックします。

STEP

画像をアップロードして保存

印鑑の画像データをアップロードすると、ファイル名が表示されます。

画面を下にスクロールして、「変更を保存」をクリックします。

STEP

設定完了

「変更を保存」すると、登録した印鑑の画像データが表示されます。

これで設定はOKです。

印鑑データの差し替えをする場合も、この手順で変更できます。

STEP

請求書作成時に自動で表示

請求書や納品書などを作成すると、自動的に印影が表示されます。

これで、今後わざわざ印鑑を押すという手間が省けます。

※なお、印鑑データを登録後に新たに作成する帳票が対象となり、既に作成済みの帳票には反映されませんのでご注意ください。

まとめ

これまで請求書を発行するたびに毎回印鑑を押していた方も、会計ソフトを使えばその手間がなくなります。

また、会計ソフトで請求書の作成からメール送信までできるのでペーパーレス化も実現できます。

紙やExcelでの請求書発行に特別なこだわりや制限がなければ、会計ソフトで請求書発行するようにしてみてはいかがですか？

印鑑の押し忘れや押し間違いといったミスの心配からも解放されますよ。

ラクできるところはツールに任せて、手が空いた分は、他の仕事や自分が本当に集中したいことに使えるといいですね。

なお、マネーフォワードをはじめとしたクラウド型の会計ソフトはIT導入補助金の対象にもなっています。

他のツールと組み合わせて業務全体を効率化したい場合も、補助金を活用すればコストを抑えて導入することができます。

▶ IT導入補助金 ポータルサイト

(‘申請期限があること、ツール導入前に申請が必要なこと、補助金の入金までに6か月ほどかかる場合があることにはご注意ください。）

あわせて読みたい

IT導入補助金とはどのような制度？概要と注意点 ITツールを導入して業務を効率化したいと考えていても、その費用がネックとなって一歩踏み出せないということもあるかもしれません。 そんな方にとって大きな助けとなる…