Gmailをもっと便利に！メール処理がラクになる時短設定｜Google Workspaceの使い方

2025年6月8日

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Google Workspaceは、ビジネスに必要なメール、カレンダー、ファイル共有、チャット、ビデオ会議などの多彩な機能をひとつにまとめたビジネス向けクラウドサービスです。

無料のGoogleアカウントでもGmailなどのサービスは使えますが、Workspaceなら仕事で快適に使うための機能がそろっています。例えば以下のようなものがあります。

独自ドメインでのメールアドレスや細かい管理機能
大容量ストレージ
組織向けの高度なセキュリティ

ですが、多機能なため「何がどこで設定できるか分かりづらい」、「便利な機能には何がある？」といった設定が分かりづらいという面もあります。

そのため、今回はGoogle Workspaceの中でもGmailに関する時短の基本設定をご紹介します。

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詳しくは以下の記事をご覧ください。

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Gmailの時短設定1：スマート返信＆スマート作成

Gmailには受信メールの対応スピードを上げる便利な機能が備わっています。

AIが返信候補を自動で表示してくれる「スマート返信」は、ちょっとした返事なら1クリックで完了できます。

スマート返信の設定手順

STEP

設定画面を開く

Gmail画面右上の「設定（歯車アイコン）」→「すべての設定を表示」をクリックします。

STEP

「スマートリプライ」をオンにする

「全般」タブ内の「スマートリプライ」で「オン」にチェックを入れます。

STEP

スマートリプライの設定完了

これで、受信メールの下部に

「ありがとうございます」
「よろしくお願いします」

といった定型文が表示され、クリックだけで返信可能になります。

（すべてのメールに対して表示されるわけではありませんが）

STEP

スマート作成を

おなじ「全般」タブ内に「スマート作成」の項目があります。

これをオンにすることでメール作成時に自動で文章の候補が表示されるようになります。

（この機能も毎回必ず候補が表示されるわけではありません）

Gmailの時短設定2：自動振り分け（フィルタ・ラベル）

毎日大量に届くメールも、「フィルタ」と「ラベル」を使うことで整理がカンタンになります。

たとえば「見積依頼」や「請求書」など特定のキーワードを含むメールを自動で特定フォルダへ分類すれば、重要なメールの見落とし防止になります。

【自動振り分けの設定手順】

STEP

検索オプションを表示

検索窓右の「検索オプション」アイコンをクリックします。

STEP

条件を入力し、フィルタを作成

条件を入力し、「フィルタを作成」を選択します。

各項目の説明

項目	役割／書き方のポイント	入力例
From	送信者（差出人）を絞り込む欄です。部分一致 OK。	複数指定は OR でつなげられます。 `info@yourdomain.jp or support@yourdomain.jp`
To	宛先です。特に自分が複数エイリアス（別名メールアドレス）を持つときに便利です。メーリングリストでの自分宛てもここで判定します。	`info@yourdomain.jp`
件名	件名に含まれる語句で判定します。前方一致／部分一致どちらでも可。大文字小文字は無視します。	`請求書` →「請求書_4月.pdf」などもヒットします。
含む	本文・件名・添付ファイル名いずれかに必ず含まれるキーワード。複数語は半角スペースで AND。	`meeting agenda` → 2 つの単語が両方存在するメールのみ
含まない	指定語を 1 つでも含むメールを除外。複数語は半角スペースで OR。	`広告バルクメール`
サイズ	「次の値より大きい／小さい」で選択し、右に数値＋単位（MB/KB）。	5 MB 以上の大きな添付ファイルをはじくなど
検索する前後期間	`1 日 / 3 日 / 1 週間 / 1 か月 …` の固定範囲。ここを使うと「過去◯日間だけ自動ラベル」をかけられます。
検索（ドロップダウン）	どのフォルダを対象に検索・フィルタするかを選択します。・すべてのメール・受信トレイ・送信済みなど既定は「すべてのメール」です。
添付ファイルあり（チェックボックス）	✅ を入れると添付付きメールだけを対象にします。