Googleグループの基本と使い方｜メール一斉配信・情報共有の設定

Googleのホーム画面右上のにあるアプリ一覧の中から「グループ」アイコンをクリックします。

アイコンが表示されない場合はこちらから↓

https://groups.google.com

Googleグループの画面が表示されたら、左側メニューの「＋グループを作成」ボタンをクリックします。

新規作成画面で、以下の項目を入力します。

グループ名

分かりやすい名前を付けます。

（例：サポートチーム、営業部など）

グループメール

グループ用のメールアドレスを設定します。

（例：support@yourcompany.com）

グループの説明

グループの用途や目的を簡潔に記載しましょう。

Googleグループを作成する際は、「誰が参加できるか」「誰が投稿・閲覧できるか」などのプライバシー・権限設定を細かく決めることができます。

設定内容によって、社内全体への公開グループから、特定メンバーだけの限定グループまで、用途に合わせた柔軟な運用が可能です。

「ウェブ上のすべてのユーザー」が選択肢に表示されない場合は、管理コンソール側の共有設定を変更する必要があります。
共有設定の方法については「プライバシー設定で「ウェブ上のすべてのユーザー」が選択できない場合」の見出しをご参照ください。

グループに参加できるユーザー

ここでは、誰がグループに参加できるかを指定します。

• 招待されたユーザーのみ参加可
  →管理者や既存メンバーの招待が必要なクローズドな設定。
• 組織内の誰でも依頼可能
  →自社ドメイン（Google Workspace組織）に属する全ユーザーが、自由にこのグループへ参加申請できる設定。
• →組織内のすべてのユーザーが参加できる　
  自社ドメインの全ユーザーが自由にグループに参加できるオープンな設定

会話を閲覧できるユーザー

グループ内でやり取りされたメールや掲示板の投稿（会話）を誰が閲覧できるかを設定します。

• グループのオーナー／マネージャー／メンバーのみ
  → 内部利用に特化し、外部からは内容を見られません。
• 組織全体
  → 自社のすべてのユーザーが会話を閲覧可能。全社ナレッジ共有におすすめです。
• ウェブ上のすべてのユーザー
  → 社外や一般のインターネット利用者も会話を閲覧できます。
  　 公開フォーラムや外部公開のQ&A掲示板として利用したい場合に選択します。

投稿できるユーザー

誰がグループに投稿できるか（＝メール送信や掲示板投稿の権限）を設定します。

• オーナー・マネージャーのみ
  → 連絡やお知らせなど、発信者を限定したい場合に有効。
• メンバー全員
  → プロジェクトや部門単位のグループに最適。双方向のやり取りが可能です。
• 組織全体
  → 社内掲示板のように、誰でも投稿できる開かれた運用も選べます。
• → 組織外やインターネット上の誰からでも投稿が可能です。
  　 外部からの問い合わせ受付や広く意見を集めたい場合に利用します。

メンバーを表示できるユーザー

グループにどんなメンバーがいるかを誰が確認できるかを設定します。

• オーナー・マネージャーのみ
  → メンバー情報を制限したい場合に有効。
• メンバー全員
  → グループの全員がお互いを把握できます。
• 組織全体
  → 会社内の誰でもメンバーリストを参照でき、透明性を高められます。

新しいグループを作成したら、次にメンバーを追加します。

この画面では、グループメンバー」「グループマネージャー」「グループオーナー」のそれぞれに該当するユーザーのメールアドレスを入力します。

• グループメンバー
  一般的な参加者。投稿や閲覧が可能です。
• グループマネージャー
  メンバー管理や一部の設定変更ができます。
• グループオーナー
  グループ全体の管理・権限の付与ができます（作成者はデフォルトでオーナーになります）。

必要に応じて「ようこそメッセージ」を入力し、招待時にメッセージを自動送信することも可能です。

また、「メンバーを直接追加」をオンにすれば、招待メールの承認を待たずに即座にグループに追加できます（※必要に応じてオフにし、本人による承認を求めることも可能です）。

すべて入力が完了したら、「グループを作成」をクリックして完了です。

設定完了後、グループのメールアドレス宛に実際にメールを送って、以下を確認します。

• メンバー全員に届いているか？
• スパムに振り分けられていないか？

Gmail画面右上の「歯車アイコン」を選択します。

つづいて、「すべての設定を表示」をクリックします、

設定画面の上部メニューから「アカウント」タブをクリックします。

「名前」セクションの「他のメールアドレスを追加」をクリックします。

「他のメールアドレスを追加」をクリックすると、黄色い設定画面が表示されます。

ここで以下の内容を入力します。

• 名前
  相手に表示される差出人名を入力します。
  　例：support@example.com であれば → 名前を「お客さまサポート」などに
• メールアドレス
  グループメールアドレスを入力します。
  　例：support@example.com
• 「エイリアスとして扱います」にチェック
  　通常はチェックを入れたままで問題ありません。
  　（初期状態でチェック済）

入力後は「次のステップ」をクリックします。

「確認メールの送信」をクリックします。

すると、指定したグループアドレス宛てに確認用のメールが送信されます。

メールを受信したら、本文中の確認リンクをクリックします。

その後、表示された画面で「確認」ボタンを押して、認証を完了させます。

認証が完了すると、Gmailの送信元アドレスとしてグループアドレスが選択できるようになります。

「デフォルトの返信モードを選択」で「メールを受信したアドレスから返信する」を選択します。

この設定により、Googleグループのアドレス宛に届いたメールには、自動的にグループアドレスを差出人として返信できるようになります。

Google Workspace管理者アカウントで管理コンソールにログインします。

管理コンソールのメニューから「アプリ」→「Google Workspace」→「ビジネス向けGoogleグループ」を開きます。

ビジネス向けGoogleグループの画面で、「共有設定」を開きます。

この共有設定画面では、グループの公開範囲や外部からのメール受信可否を細かく調整できます。

「インターネット上で一般公開」

この設定を有効にすると、グループの掲示板やトピック、メンバーリストなどがインターネット上の誰でも閲覧・投稿できる公開フォーラムとして利用できるようになります。

全社や社外との情報共有、Q&Aや意見募集など、広く参加者を募りたい場合に適した設定です。

グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる

外部（組織外）からのメール受信を許可できます。
たとえば「取引先やお客様からのお問い合わせメールをグループで一括受信したい」といった用途に最適です。

お問い合わせ窓口として、外部からメールを受け取りたいだけの場合は「グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる」にチェックを入れればOKです。

これで、「ウェブ上のすべてのユーザー」が選択できるようになります。

「投稿できるユーザー」でこの設定を有効にすると、社外のユーザーや一般のインターネット利用者からも、Googleグループ宛てにメールや掲示板への投稿を受け付けることができるようになります。

広くアイデアや意見を集めたい公開フォーラムなどとして利用する場合は、「会話を閲覧できるユーザー」の欄も「ウェブ上のすべてのユーザー」を選択します。