Googleチャットの便利機能で業務効率アップ｜仕事をもっと快適に

Googleチャットはシンプルな操作性で使いやすいチャットツールですが、日々の業務をサポートする便利な機能もそろっています。

今回は、その中でも特に便利な5つの機能をご紹介します。

Googleチャットの便利な機能

• メッセージや情報を「ボードに固定」
• スペースの「タスク作成」機能
• 「自動翻訳」機能
• 「サイレントモード」で集中タイムを確保
• Bot（ボット）による業務自動化

Googleチャットには、スペース（グループチャット）によるコミュニケーションやファイル共有が簡単にできるだけでなく、上記のような便利な機能があります。

各機能について以下でご説明します。

メッセージや情報を「ボードに固定」

重要なメッセージやリンクを、全員がすぐ見返せるようにピン留めできる機能

大量のメッセージが流れる中で、あとで見返したい大事な連絡や資料、リンクなどは「ボードに固定」しておくと便利です。

ピン留めしておくことで、チームメンバー全員が必要なときにすぐアクセスでき、「あの情報、どこにあった？」と探す手間がなくなります。

プロジェクトの進捗報告や重要な連絡事項など、共有しておきたい情報の管理に役立ちます。

活用例

• 会議のZoomリンクを固定
• 最新マニュアルのURLをピン留め
• プロジェクトの進捗連絡をボードに掲載

「ボードに固定」の使い方

スペースの「タスクを作成」機能

チャットしながら、そのままタスクを追加・管理できるToDoリスト機能

Googleチャットでは、スペース（グループチャット）ごとにタスクを作成・管理できます。

チャットの流れの中で「この内容をタスクに追加したい」と思ったときに、その場で簡単にタスク化できるため、ToDo管理がスムーズになります。

活用例

• ミーティングのアクションアイテムを即タスク化
• 進捗確認や締切日もメンバーで共有
• 担当者を設定して作業漏れを防止

「タスク作成」の使い方」

タスク作成の方法は2つありまして、

• チャット内のメッセージをそのままタスク化したい場合
  「縦三点メニュー」→「スペースのタスクを作成」がおすすめです。
• タスクをまとめて新規追加・管理したい場合
  「ToDoリスト」タブから作成可能です。

方法1：チャットメッセージから直接タスクを作成

方法2：ToDoリストタブから新規タスクを作成

「自動翻訳」機能

チャットで届いた外国語のメッセージをワンクリックで翻訳できる機能

多国籍チームや海外とのやりとりでは自動翻訳機能が便利です。

英語や他の言語で送られてきたメッセージも、ワンクリックで日本語に翻訳できるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。

活用例

• 海外メンバーとの会話
• 外国語の資料を確認したいとき
• 多言語プロジェクトの情報共有

「自動翻訳」の使い方

「サイレントモード」で集中タイムを確保

通知を一時的にオフにして、自分の作業や休憩時間に集中できる機能

通知が多いと仕事に集中できなくなることありませんか？

そんな時に使えるのが「サイレントモード（おやすみモード）」。

通知を一時的にオフにできます。

作業に集中したい時や、会議中、休憩中など、自分のペースを守りながらメリハリのある働き方ができます。

活用例

• 午前中はサイレントモードで作業に没頭
• 会議中に通知オフ
• 退勤後や休日も通知に邪魔されない

「サイレントモード」の使い方

Bot（ボット）による業務自動化

チャットに自動応答や通知を設定できる、業務効率化のための自動化機能

Googleチャットでは、Bot（ボット）を使ってさまざまな業務自動化が可能です。

たとえば、特定のキーワード（「至急」「トラブル」など）が送られてきた時に、自動で担当者へメール通知をしたり、定型メッセージの自動返信などの繰り返しの業務を自動化できます。

活用例

• 重要ワードを検知したら即時アラート
• 定型メッセージの自動返信
• 日報やタスク提出の自動受付

Botの使い方（概要）

Botの作り方や具体例については、別の記事でご紹介予定です。

まとめ

Googleチャットには、ボード（ピン留め）やタスク管理、自動翻訳、通知のコントロール、Botによる自動化まで便利な機能が充実しています。

これらの機能を利用することでGoogleチャットをより効果的に使いこなすことができます。

なお、Googleチャットは無料の個人アカウントでも使えますし、Google Workspaceを利用すると業務向けの管理機能やセキュリティが強化され、ビジネスに必要な機能が充実しています。

チャットツールを使って業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。