【業務効率化】経費精算をアプリでスムーズに｜外出先からスマホで申請

経費精算を「面倒だな」と感じたことはありませんか？

出先から会社に戻って、疲れた状態で領収書を整理・提出するのは意外と大変です。

まとめて申請しようとするとミスしやすかったり、思った以上に手間もかかります。

そこで今回は、スマホで領収書を撮影してそのまま申請できる「マネーフォワードクラウド経費」の便利な使い方をご紹介します。

領収書を受け取ったその場でサッと申請まで終わらせてしまえば、経費精算がラクになります。

経費精算アプリを使うと外出先でも申請がカンタン

外出先で経費が発生したとき、「会社に戻るまで申請できない」「領収書をなくしそう」などの悩みはありませんか？
そんなときに役立つのが経費精算アプリです。

経費精算アプリを使えばスマートフォンを使って領収書をその場で撮影→すぐに申請できます。

主なメリットは以下の通りです。

• 出張や現場で領収書をもらったその場ですぐに申請できる
• スマホひとつで完結するので、申請漏れや領収書の紛失リスクが減る
• 交通費や電子マネー利用も自動連携で申請がさらにスムーズ
• 管理者はリアルタイムで状況を確認できるので、承認や経理処理もスピーディ
• ペーパーレス化で書類の保管・整理もラクになる

特に外出や出張の多い方には大きなメリットがあります。

スマートフォンからの経費申請例

領収書の撮影・添付、交通費の自動計算などをスマートフォンだけで完結できるので、移動中や外出先でも手軽に申請できます。

例として、「マネーフォワード クラウド経費」のアプリでの申請ステップをご紹介します。

申請の手順

STEP

アプリを起動後、「 + 申請」を選択

マネーフォワード クラウド経費のアプリを起動します。

その後、画面右上のメニューをタップします。

STEP

「経費精算」を選択

メニュー内の「経費精算」をタップします。

STEP

「 ＋ 申請」を選択

画面右下に表示される「 ＋ 申請」をタップします。

STEP

経費精算のタイトルを編集

下書きの鉛筆マーク をタップします。

タイトルを入力後、「更新」をタップします。

STEP

明細の追加方法を選択

タイトルを入力したら、画面右下の「＋ 明細」をタップします。

明細の追加方法を5つのから選択します。

• 領収書読み取り
• 経路から交通費登録
• 連携サービスから登録
• カメラで領収書を一括登録
• 走行距離から交通費登録

STEP

領収書を撮影・読み取り

カメラアイコンをタップすると、領収書の登録方法を3つから選べます。

• 写真を撮る
• 画像/ファイルから選択
• 登録済み領収書から選択

STEP

読み取った内容を確認・修正

撮影した画像から、支払先・日付・金額などの情報が自動で入力されます。

確認して、必要に応じて修正をします。

入力を終えたら「保存」をタップします。

STEP

承認者を確認

領収書が複数ある場合、先ほどの手順で登録することができます。

すべて登録し終えたら、「承認者の確認」をタップします。

STEP

承認者を選択後、「申請」をタップして完了

ステップの欄で承認者を選択します。

最後に「申請」ボタンをタップして完了です。

申請すると、承認者宛に自動で承認依頼のメールが送付されます。

領収書を撮影すると各項目を自動で入力してくれるので内容のチェック・修正だけですみます。

承認の手順

STEP

メール or アプリから申請詳細を開く

承認依頼で届いたメールもしくはアプリから申請詳細を開きます。

STEP

承認して完了

申請内容を確認して「承認する」をタップすれば完了です。

承認すると、申請者あてに承認完了のメールが送信されるので自分で送る手間を省けます。

まとめ

経費精算アプリを使えば、経費精算の手間やストレスを感じている方でも、出先やスキマ時間にサッと申請できるので経費処理がラクになります。

ペーパーレス化にもつながり、書類の管理や保管の手間も減らせます。

これまで会社に戻ってからまとめて経費精算をしていた方も、スマホアプリの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、マネーフォワードをはじめとしたクラウド型の会計ソフトはIT導入補助金の対象にもなっています。

他のツールと組み合わせて業務全体を効率化したい場合も、補助金を活用すればコストを抑えて導入することができます。

▶ IT導入補助金 ポータルサイト

(‘申請期限があること、ツール導入前に申請が必要なこと、補助金の入金までに6か月ほどかかる場合があることにはご注意ください。）

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