紙の社内回覧をやめてチャットで効率化｜デジタル化で情報共有をスムーズに

紙の回覧は、印刷して回し、確認のチェックをもらい、さらに次の人へ…と、どうしても手間や時間がかかります。

しかも、デスクの上に書類が溜まっていると回覧書類が埋もれてしまうことも。

また、出張や休みで不在の人がいると、なかなか最後の人まで回らないということもあります。

今回は、こうした非効率を解消できる「チャットツールによる社内回覧の効率化」についてご紹介します。

合同会社橋爪オフィス

Google ChatでGeminiを活用する方法｜業務チャットもAIで効率化 | 合同会社橋爪オフィス Google Chat は、社内外のやり取りに便利なビジネスチャットツールです。 ですが、やり取りが増えると、返信文の作成や情報整理に時間がかかってしまうこともあります。 そ…

紙の回覧のデメリット

まず、紙の回覧には以下のようなデメリットがあります。

• 回覧がある人で止まってしまい、情報伝達が遅れることがある
• 印刷や手渡し・回収の手間がかかり、業務負担になる
• 進捗状況が分からず、誰が確認したのか把握しにくい
• 紙の保管や紛失リスクがある
• ペーパーレス推進の流れに合わない

また、回覧が多いと回覧用の板（クリップボード）に挟んだり、回覧のチェック欄を用意したりといったちょっとしたことも面倒だったりします。

チャットツールを使った回覧のメリット

チャットツールを使えば、紙の回覧の問題点をまとめて解決できます。

• どこからでも即時に情報共有ができる（外出先やリモートワークでも対応可）
• スマホ・PC問わず、すぐに確認できる
• リアクション（例：✅や確認済コメント）で、確認状況が一目で分かる
• チャット履歴が残るため、情報の見逃しや紛失を防止できる
• 「回覧が止まる」ことがなくなるので伝達スピードがアップ

一度送信すれば、全員がその内容を見ることができますし、回覧用の紙を用意する手間もなくなるので効率的です。

チャットツールを使った回覧の運用例

ここでは、Googleチャットを例にした回覧の進め方をご紹介します。

（チャットワークやSlackなど他のチャットツールでも基本の流れは同じです。）

STEP

回覧したいファイルを用意

ワード、PDF、Googleドキュメントなど、回覧したい資料を用意します。

STEP

Googleドライブにファイルをアップロードする

Googleドライブにファイルをアップロードします。

（チャットワークやSlackなどの場合は、そのサービスのファイル共有機能でもOK）

STEP

Googleチャットを開く

Googleチャット を開きます。

STEP

新しいスペースを作成する

Googleチャットに入ったら、まずは回覧用のスペースを作成します。

Googleチャットの「スペース」について

スペースは、Googleチャットの中で「グループ専用のチャットルーム」のようなものです。

メンバーを追加して、特定のプロジェクトやチーム、目的ごとにやり取りやファイル共有をまとめて行うことができます。

「社内回覧」や「営業部お知らせ」など、テーマごとにスペースを作って運用できます。

左側のメニューの「スペース」横にあるその他メニュー「︙」ボタンをクリックします。

その中の「スペースを作成」を選択します。

スペース名を「社内回覧」など分かりやすい名称にします。

「共同作業」「お知らせ」の選択欄では、回覧の場合は基本的には「共同作業」でOKです。

共同作業

回覧や日々の情報共有、全員で確認したいものがある場合に向いています。

• メンバー全員が自由に投稿・返信できる
• ファイルの共有、コメント、リアクション、スレッドでのやり取りなどがしやすい
• 回覧した資料に対して「確認しました」「質問があります」など、双方向のコミュニケーションが可能

お知らせ

回覧というよりは、全員への連絡・通知専用スペースとして使いたい場合に向いています。

• 基本的に「一方向」の情報発信向き
  （管理者や一部の人だけが投稿、他の人は閲覧中心）
• 「掲示板」や「通達専用」のような用途におすすめ

入力後、「作成」をクリックすると新しいスペースが作成されます。

STEP

回覧したい内容を投稿する

作成したスペースを開きます。

チャット欄に回覧したい内容を入力します。

（例：「〇〇の議事録をご確認ください」など）

チャット入力欄の左にある「＋」ボタンを選択し、Googleドライブ内のファイルを添付できます。

ファイルがデスクトップにある場合

チャット入力欄の右にある「アップロード」ボタンからファイルを添付できます。

入力・ファイル添付ができたら「メッセージを送信」ボタンをクリックします。

STEP

各メンバーが確認・リアクションを行う

各メンバー回覧内容を確認したら「✅でリアクションをしてもらう」、「確認済みと返信する」などで確認したことが分かるようにします。

なお、リアクションや「確認済み」などコメントをすると、誰が確認したかスペース内で一目で分かります。

必要に応じて、未確認のメンバーにメンション（＠氏名）でリマインドもできます。

STEP

ファイルや履歴の確認

投稿したファイルはスペース内の「共有中」タブからいつでも確認できます。

チャット内の過去のやりとりも履歴として残るため、後からでも確認漏れ・情報の見返しができます。

これで、紙で回覧することなく各メンバーに情報を共有できます。

Googleチャット以外にも、チャットワーク、Slack、Microsoft Teamsなど様々なチャットツールがあります。

ツールによってリアクションの種類や表示方法は異なりますが、基本的な回覧方法は同じです。

まとめ

紙だと面倒に感じる回覧も、チャットツールを活用することでカンタンに効率化できます。

簡易的な回覧であればチャットツールで十分です。

これまでアナログで行っていた業務をデジタル化して、効率よく進められるようにしていきましょう。

なお、Googleチャットは無料の個人アカウントでも使えますし、Google Workspaceを利用すると業務向けの管理機能やセキュリティが強化され、ビジネスに必要な機能が充実しています。

この機会に、業務のデジタル化と効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

Google Workspace は14日間の無料トライアルも用意されており、じっくり試してから導入を検討できます。

その際、プロモーションコードを使えば初年度を10％割引で始められるので、ぜひお得にご活用ください。

プロモーションコードについては、以下の記事でご案内しています。

Google Workspaceを10％割引で導入する方法｜紹介コードでお得にスタート

あわせて読みたい

Google Workspaceを10％割引で導入する方法｜紹介コードでお得にスタート Google Workspaceの導入を検討しているけれど、「少しでもコストを抑えたい」と思ったことはありませんか？ じつは、紹介プログラム経由で申し込むと、初年度の利用料金…