出先からでも簡単！クラウド型勤怠管理ツールの導入で手間を解消

2024年9月21日2024年9月22日

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外勤の多い方にとって、外出中に勤怠管理をするのは面倒な作業かもしれません。

出先での業務が終わった後、わざわざ帰社してから出退勤を報告するとなると手間がかかります。

さらに、経営者にとっても、この出退勤の管理が日々の業務効率を下げる要因となることもあるかもしれません。

職場が少しでも仕事しやすい環境を整えるためには、勤怠管理を効率化することが重要です。

そこで、社員がどこにいても簡単に出退勤を管理できるツールを導入することで、こうした悩みを解決し、働きやすさを向上させることができます。

この記事では、外勤の多い社員の勤怠管理を効率化し、煩雑さを解消する方法として、クラウド型勤怠管理ツールをご紹介します。

クラウド型勤怠管理ツールとは？

クラウド型勤怠管理ツールは、インターネットを介してどこからでも勤怠管理ができるツールです。

パソコンやスマートフォンを使って出先からでもリアルタイムで出退勤を記録できるため、従来の紙やエクセル、スプレッドシートを使った方法よりも効率的です。

また、経営者や人事担当者も簡単に勤怠データを管理できるため、効率的な運用が可能になります。

代表的なツールとしては以下があります：

勤怠管理ツールの例

マネーフォワードクラウド勤怠
出退勤の記録はスマホから簡単に行え、勤怠管理をはじめ、給与計算や会計業務と連携が可能です。
給与計算との連動で、データの二重入力を防ぎ、業務を効率化します。
freee 勤怠管理Plus
外出先からでも簡単に勤怠記録ができ、リアルタイムで社員の働き方を把握できます。
勤怠管理だけでなく給与計算や経費精算とも連動できるオールインワンのツールです。
ジョブカン
勤怠管理に特化したクラウドツールで、出退勤の打刻がスマホ、PC、ICカードなど多様な手段で行えます。また、シフト管理や休暇管理も一元化でき、外出の多い社員でも簡単に打刻が可能です。
リアルタイムでの管理ができるため、給与計算や労務管理もスムーズになります。

どこからでもアクセスできる

出先からでもスマートフォンやタブレットを使って出退勤の記録ができるため、オフィスに戻る必要がありません。
外勤や出張の多い方にとって手間がかからず、より柔軟な働き方をサポートできます。

インターネットさえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや出張先でも勤務管理が可能です。
また、勤務時間の正確な把握ができタイムリーな勤怠管理が実現します。

以下の画像は、マネーフォワード勤怠の実際の打刻画面です。
従業員が出先からでも簡単に「出勤」「退勤」「休憩開始」「休憩終了」の打刻が可能となっています。

画面中央の時刻表示
現在時刻がリアルタイムで表示され、出勤や退勤のタイミングを確認しやすくなっています。
打刻ボタン
出勤や退勤、休憩の開始・終了などが、ワンタップで簡単に登録できます。これにより、従業員は外出先からでも効率的に勤怠管理が可能です。
打刻履歴の確認
画面下部には、過去3日間の打刻履歴が表示されており、出勤・退勤時刻を一目で確認できます。
編集や申請ボタンが併設されているため、間違った打刻の修正も簡単です。

自動集計

勤怠データはシステム上で自動的に集計されるため、手動での計算ミスや入力ミスのリスクを減らせます。
勤務時間や残業時間、休暇日数などを一元的に管理できるため、エラーが少なく、管理者の負担も軽減されます。
集計された勤怠データは給与計算や残業管理にすぐに活用できます。

法令対応

労働基準法に基づいた勤務時間の管理や、法定休日の計算など、勤怠管理における法令遵守がツールを通じて自動的に行われます。
最新の労務法に対応した勤怠管理ができるため、企業のコンプライアンスも強化されます。

給与計算との連携

クラウド勤怠管理ツールは、給与計算ソフトや経費精算システムとも連携できるため、勤怠データが自動的に給与計算に反映されます。
手動での入力作業やデータ転送のミスを防ぎ、経理作業が大幅に効率化されます。

導入コスト
運用習慣の変化

導入コスト: クラウド型ツールは利用料金が発生するため、初期導入費用やランニングコストが必要です。
社員数や機能によって料金が変動するタイプが一般的で、Googleスプレッドシートや無料のシステムに比べるとコストが増加します。
運用習慣の変化: 新しいツールを導入することで、社員の作業フローが変わるため、最初は抵抗感を持つ場合があります。
ツールの使い方を覚えるための教育やトレーニングが必要となり、使いこなすまでに時間がかかることがあります。